Faciliteren lijkt soms een kwestie van talent of fingerspitzengefühl. Maar achter elke soepele sessie schuilt een doordacht proces. Wat ons betreft bestaat een geslaagde sessie uit vier fases. Per fase delen we een herkenbare tegenstelling en hoe wij daarmee omgaan in de praktijk.
1️⃣ Vooraf: Heldere Verwachtingen vs. Positieve Energie
Een sessie begint al vóórdat iedereen aan tafel zit. Dat betekent plannen en puzzelen. Doelen scherpstellen, programma afstemmen en juiste werkvormen kiezen. En uiteraard de aanwezigen laten weten wat ze kunnen verwachten.
De toon waarmee je dat doet bepaalt in hoge mate hoe mensen binnenkomen: met frisse zin of met lichte weerstand. En daarmee komen we bij balanseeract nummer 1: de balans tussen voldoende vertellen zodat men zich goed voorbereid en in control voelt, zonder ze te overweldigen of het gevoel te geven dat ze superveel moeten doen vooraf.
2️⃣ Start: Zachte landing vs. Focus op inhoud
Je kent het wel: gehaaste ochtend, treinvertraging, half ontbijt achter de kiezen. Kom je aan op een sessie: geen warm welkom. Grote kans dat je hoofd nog ergens anders zit.
De verleiding is groot om als facilitator direct de inhoud in te duiken. Zeker als je beperkt de tijd hebt. Maar een goede start bepaalt de toon. Zonder verbinding, geen scherpte.
Besteed dus aandacht aan hoe je begint. Balanseeract nummer 2: maak het niet alleen inhoudelijk, maar ook persoonlijk. Check kort in met iedereen, stel een verrassende vraag of doe een simpele opwarmer. Even stilstaan bij hoe mensen binnenkomen, zorgt ervoor dat ze daarna écht aanwezig zijn. Zo startten wij afgelopen maandag met de vraag ‘wat was het lekkerste wat je dit weekend hebt gegeten’. Vijf minuutjes waarin iedereen een ‘zachte’ landing maakt vanuit het weekend. Een kleine investering die je driedubbel terugwint in focus.
3️⃣ Tijdens: Structuur vs. Flexibiliteit
Als facilitator ben je de gids van het proces. Je leidt de groep richting het doel, maar moet ook meebewegen met wat er ontstaat. Zie hier balanseeract 3: faciliteren is soms strak sturen, soms juist even niets doen.
De verleiding is groot om alles wat buiten de agenda valt snel af te kappen. Zeker als je strak op de tijd zit. Maar wat onverwacht opkomt, is vaak juist waardevol. Het vraagt scherp luisteren: wat wordt er echt gezegd? En wat leeft er onder de oppervlakte?
Wat ons helpt: steeds teruggrijpen op het doel van de sessie. Dan weet je wanneer je gas moet geven, en wanneer je moet vertragen. Onze balansregels tijdens de sessie:
- Zakt de energie? Tijd voor beweging, humor of een verrassende vraag.
- Loopt een discussie uit? Zorg voor een ‘parkeerplek’ waar men het kwijt kan.
- Wordt het spannend? Benoem het. Spanningen die je negeert, groeien.
4️⃣ Start: Opvolgen vs. Loslaten
De sessie is klaar. Er is iets in beweging gezet, mensen gaan naar huis met energie. Maar wat er daarna gebeurt, maakt het verschil tussen een leuke sessie en echte verandering. En dat betekent de laatste balanseeract: die tussen afronden en loslaten, maar ook vooruit kijken.
Daarom zorgen we dat de afronding niet alleen voelt als een einde, maar ook als een begin. We maken helder wat er is bereikt en welke vervolgstappen nodig zijn. En nog belangrijker: we spreken af wie wat oppakt.
Een korte terugkoppeling met een paar foto’s en een beknopte samenvatting helpt om de uitkomsten van de sessie levend te houden. Zo wordt de sessie geen los moment, maar een onderdeel van een groter proces.
